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Fattura elettronica – Utilizzo

Per utilizzare al meglio i servizi di fatturazione elettronica, la versione in uso deve essere 2.19.24 o superiore. Se così non fosse, eseguite un aggiornamento della versione.

Per conoscere le funzionalità della fatturazione elettronica abbiamo realizzato un video tutorial, che trovate a questo link https://youtu.be/62FGZscKCQ4

Il video dura 25 minuti, ma i primi 8 minuti sono dedicati alla configurazione; se l’avete già fatta (o noi per voi) potete evitarli e visionare solo la parte successiva.

Potete aprire la pagina di manuale anche dalla schermata di invio fatture elettroniche.

Abilitazione servizi Internet

SOLO la prima volta e SOLO se con Vulcano Team fate la trasmissione, entrate in CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA e controllate di avere impostato la scritta True (o il valore -1) nella casella 0.1.1.9 Attiva Trasmissione (questo abilitato appunto l’invio delle fatture al portale LegalSolutionDoc).

PER TUTTI: Controllate – sempre nella pagina CONFIGURAZIONE FATTURA ELETTRONICA – che i vostri dati aziendali siano inseriti in modo completo e corretto.

ATTENZIONE: 
Dalla versione 2.19.14 la configurazione della Fattura Elettronica è diventata per tutti MULTI AZIENDA, questo significa che è possibile gestire in area51 più identità fiscali sia in invio che in ricezione.
Questa novità richiede che al primo accesso post aggiornamento l’utente con privilegi di amministratore di Area51 acceda (basta entrare) nella configurazione fattura elettronica e verifichi che i campi siano correttamente impostati.

Se durante l’invio delle fatture elettroniche si nota un’assegnazione di invio ID SDI 0000 significa che ci sono problemi nella configurazione della fattura elettronica e dovrete contattarci al numero dell’assistenza tecnica.

A livello operativo, chi ha una sola identità fiscale non subirà nessun cambiamento, verrà solo specificato nei menu a quale identità fiscale si fa riferimento (di default MAIN_IDE).

Operatività

Emissione Fattura

L’emissione della fattura verso un’azienda (cosiddetta fattura B2B), in Area51 non comporta alcuna differenza operativa, con alcune avvertenze: Il sistema di fatturazione elettronica non “digerisce” quantità negativerighe vuote, che quindi non sono (più) ammesse. Scrivete in fattura solo quanto rilevante ai fini contabili-fiscali!

Consigliamo in questa prima fase di accompagnare alla fattura elettronica l’invio “tradizionale”, cartaceo o PDF. Ciò consente al destinatario di avere un riscontro e a voi di avere maggiore certezza della ricezione del documento!

Cliente Ditta

Naturalmente chiederete al cliente finale la conferma dell’intestazione, i campi specifici PEC e/o Codice Destinatario, oltre agli altri campi anagrafici (fate attenzione ad avere compilato anche Partita IVA e Codice fiscale!).
Il codice Destinatario NON E’ obbligatorio, il cliente potrebbe decidere di ricevere la fattura tramite PEC per poi conservarla autonomamente.
Controllate di avere impostato correttamente la NAZIONE: il campo ID PAESE deve essere compilato come IT.
Per entrare nella tabella Nazioni, dal menù ARCHIVI > TABELLE COMUNI > NAZIONI.

Cliente Privato

Se si tratta di un cliente privato (non in possesso di partita iva), egli non avrà né PEC né Cod Dest; Area51 creerà il file XML inserendo il valore convenzionale “0000000” (7 zeri) richiesto dall’AgE.
Al cliente consegnerete una copia cartacea della Fattura,che vale anche come quietanza.

Abbiamo esposto i campi distinti COGNOME e NOME per permettervi di visualizzare e gestire l’informazione in modo esplicito.Verificate che i dati siano corretti (talvolta vediamo inseriti clienti con Nome e Cognome, il che impedisce al programma di dedurre la corretta corrispondenza).

Se il cliente privato chiede la fattura cointestata (p.es. a marito e moglie) la prassi dice questo: la fattura cointestata non è prevista dalle regole tecniche della fattura elettronica. Il problema era già sorto nel contesto dello spesometro, e l’Agenzia delle Entrate (risoluzione n° 87/E del 5 Luglio 2017) aveva chiarito che era necessario e sufficiente riportare i dati di uno solo dei soggetti intestatari.

Per quanto riguarda la fattura elettronica ad oggi non vi è alcun chiarimento da parte dell’Amministrazione finanziaria su questo particolare caso. Tuttavia la stampa specializzata ritiene che, traendo spunto dalla risoluzione prima citata, si possa emettere la fattura elettronica nei confronti di un unico intestatario ed indicare gli altri cointestatari all’interno di un campo opzionale non soggetto a controllo automatizzato da parte del SdI; così facendo si terrà comunque nota in fattura della presenza di altri soggetti destinatari della stessa.
Suggeriamo di utilizzare per esempio il campo <Causale> (vedi oltre).

Cliente Estero

Se si tratta di un Cliente Estero, non soggetto alla ricezione della Fattura Elettronica, sarà facoltativo emettere le fatture transfrontaliere in modalità elettronica compilando solo il campo “CodiceDestinatario” con un codice convenzionale (“XXXXXXX”).
IMPORTANTE: La trasmissione della fattura elettronica per le operazioni verso operatori esteri comporterà l’esonero della nuova comunicazione prevista per le operazioni transfrontaliere attive (cd. Esterometro). Suggeriamo perciò di emetterla.
Nel campo Identificativo fiscale IVA va inserita la partita IVA comunitaria, mentre per i soggetti extra UE si utilizzerà il codice: “OO 99999999999”.
Inoltre, compilate l’indirizzo indicando nel campo CAP (obbligatorio) il valore convenzionale ” 00000 ” o, in alternativa ” 99999 “; inserite la Nazione.

Cliente Ente Pubblico

Se si tratta di un “Ente Pubblico“, leggete più oltre nella sezione Fatturazione PA.

Stampa

Potete stampare il documento, andare in anteprima, modificarlo.

Con il formato elettronico si perdono alcune rappresentazioni a cui eravamo abituati: logo aziendale, dati anagrafici particolari, ubicazione della sede operativa o unità locale, note descrittive a piè di pagina.

Le note scritte in Descrizione Beni o servizi NON vengono esportate nella fattura elettronica.

Se desiderate aggiungere del testo libero o un commento, inseritelo nella fattura in una riga come descrizione senza codice né prezzo né quantità.

Potete ottenere  – se desiderate – la stampa di una dicitura predefinita, impostatela da Parametri configurazione Fattura elettronica. Il testo sarà inserito SOLO sui report standard A4 (non sui report personalizzati).

Campi aggiuntivi

Per inserire campi aggiuntivi nella fattura utilizzate il pulsante tra codice articolo e descrizione, scegliendo la voce desiderata dal menù.

Causale (2.1.1.11)

Abbiate cura di inserire il testo (nell’esempio, la parola FORNITORE), senza rimuovere il tag (la scritta inserita dal programma) <Causale>:

Dichiarazione o Lettera d’intenti

Anche le informazioni relative alla Lettera d’intenti possono essere inserite nel campo Causale, come da esempio (ciò che prima veniva inserito come informazione di stampa cartacea e presente in un campo testuale di note Documento ora non viene più gestito dai processi di fatturazione elettronica):

Ritenuta d’acconto (2.1.1.5)

Per impostare la ritenuta d’acconto bisogna andare in FATTURA > DETTAGLI e compilare il campo RITENUTA D’ACCONTO (I campi TIPO RITENUTA, VALORE %, CAUSALE sono OBBLIGATORI. Dei campi SU % IMP e SU € ne va compilato uno OBBLIGATORIAMENTE. Il campo ALTRE RITENUTE non è obbligatorio e va compilato come indicato di seguito)

Dove:

TIPO RITENUTA : va scelto fra persona fisica e persona giuridica
VALORE %  : percentuale della ritenuta
SU % IMP : % dell’imponibile su cui è calcolata la ritenuta (questo campo è alternativo al campo Su €)
SU € : totale degli Euro dell’imponibile su cui è calcolata la ritenuta (questo campo è alternativo al campo Su % IMP)
CAUSALE : Causale da scegliere da un elenco secondo le regole fornite dall’Agenzia delle Entrate.

L’importo totale documento esposto nel file XML sarà al lordo della ritenuta d’acconto; il valore da pagare sarà invece al netto della stessa.

In presenza di altre ritenute queste vanno indicate nel campo ALTRE RITENUTE al fine del corretto conteggio nel totale dei documenti

Codice Articolo (2.2.1.3)

Si può abilitare l’esportazione di molti campi relativi al codice articolo. Dal pannello di Configurazione Parametri, sezione 9.SettingsVari (l’ultima in fondo), si può attivare l’esportazione di blocchi aggiuntivi legati all’articolo e contenenti l’informazione del Codice Primario, del codice EAN o del Codice Fornitore. Per ogni tipo di codice è possibile indicare come farlo riconoscere indicando la denominazione del Dato. Seguite le indicazioni richieste dal vostro fornitore, oppure il nostro print screen.

CARTA DEL DOCENTE (2.2.1.3.1/2.2.1.3.2)

La carta del docente va inserita come CodiceTipo e CodiceValore, associandola alla riga del buono (nell’esempio la riga PAGAMENTO BUONO

Altri Dati Gestionali (2.2.1.16)

Molti clienti chiedono di utilizzare i campi Altri Dati Gestionali per inserire informazioni varie (p.es. il punto di consegna). Scegliete quindi un articolo, fate clic sul solito pulsante [ : ] tra codice e Descrizione e scegliete la voce <TipoDato>, inserite quanto richiesto dal cliente, poi la seconda voce <RiferimentoTesto> o <RiferimentoNumero> e ancora le informazioni necessarie. Alla domanda “Inserire le informazioni su tutti gli articoli” o “Solo sull’articolo corrente” di norrma selezionare “Solo articolo corrente”.  Il risultato a video sarà come da figura qui sotto:

Contributo ENASARCO

Il contributo ENASARCO non è un tipico contributo destinato ad una “Cassa previdenziale” (che usualmente concorre alla determinazione dell’imponibile cui applicare l’IVA), ma la sua gestione è similare a quella di una “ritenuta”. Attualmente, per poter rappresentare nella fattura elettronica il contributo ENASARCO è possibile utilizzare il blocco “AltriDatiGestionali” (raggiungibile dal pulsante grigio – quello evidenziato nella prima immagine –  vicino all’articolo a cui fa riferimento) con il seguente dettaglio:

2.1.16.1 <TipoDato> = CASSA-PREV
2.1.16.2 <RiferimentoTesto> ENASARCO (o eventuale altra cassa analoga) e il relativo codice TC07 presente nelle specifiche tecniche al provvedimento del 30.04.18
2.1.16.3 <RiferimentoNumero> importo del contributo (utilizzare il carattere . e non la , prima dei decimali)
2.1.16.4 <RiferimentoData> il dato può non essere valorizzato

Affinchè il valore della ritenuta ENASARCO (o altre ritenute) venga scalato dal totale a pagare della fattura elettronica è necessario compilare il campo ALTRE RITENUTE da DETTAGLI con l’importo della ritenuta

Il risultato sarà una modifica del totale a pagare del documento (attenzione, non del totale documento)

Fattura con apposizione di marca da bollo (2.1.1.6)

Il campo <ImportoBollo> è da utilizzare quando si emette una fattura in esenzione IVA e quindi soggetta a imposta di bollo; va compilato come da esempio. Nel campo ImportoBollo i decimali vanno indicati separati da carattere virgola(,)

ATTENZIONE! L’inserimento di questa voce è obbligatoria ma NON determina l’addebito delle spese del bollo al cliente finale. Se desiderate addebitare il bollo, dovrete inserire una riga specifica (come se si trattasse di un articolo, o come per addebitare delle spese di trasporto), indicando che l’importo stesso del bollo è Esente IVA.

RiferimentoAmministrazione (1.2.6)

Consente di inserire un codice o un riferimento testuale del cedente / prestatore a fini ammistrativi o contabili.

Descrizioni estese su articoli

Il file XML riporta la descrizione normale dell’articolo (quella per intenderci contenuta nel campo ARTICOLO della fattura). Si può ottenere l’esportazione di una descrizione estesa (il limite è di 1.000 caratteri) in due modi:
1. Per singole righe di articoli, entrando con doppio clic sulle caratteristiche tecniche e abilitando la spunta;

2. Per tutti gli articoli e in maniera automatica, entrando nella pagina di configurazione Fatturazione Elettronica e abilitando la voce 9.1.5.1 Impostazioni Varie (doppio clic e attiva la voce C = Esporta car. tecniche):

Inserimento di allegati

Per allegare al documento emesso un file in formato PDF o simili (p.es. una copia di un titolo di pagamento, una distinta, la ricevuta di un bonifico o altro), utilizzare il campo 2.5.1 <NomeAttachment>, scegliendolo dal menù dei campi.

Gestione delle causali di Pagamento

Per un’istruzione completa vi invitiamo a consultare la specifica pagina del manuale.

Emissione documenti diversi da Fattura

Per emettere documenti di tipologia diversa dal classico Fattura Immediata o Fattura Differita, fate attenzione al campo “OGGETTO Fatturazione” della struttura del Documento.

Per esempio, se create un documento tipo AutoFattura o Nota di Accredito, impostate la voce Oggetto corrispondente (TD20 o TD04, come da immagine).

Nota di credito

Il tipo documento nota di credito deve avere – oltre a quanto sopra – i seguenti attributi: Flag Nota di credito e Quantità positiva.

Non emettete documenti con quantità negative, in quanto verranno scartati in automatico senza che si effettui l’invio.

Per la struttura della nota di accredito da emettere per effettuare lo storno di una fattura elettronica con errori rivolgetevi al vostro commercialista

Altre tipologie documento

Se ci fosse la necessità di gestire altre tipologie di documento ( TipoDocumento 2.1.1.1) è possibile farlo da

ARCHIVI > VENDITE > CAUSALI DOCUMENTO > FUNZIONI  >IMPOSTA CAUSALI FATTURAZIONE ELETTRONICA

Nelle fatture poi è possibile scegliere la tipologia di documento da produrre in fase di fatturazione elettronica

Sconti generalizzati su fattura/cliente

Per abilitare uno sconto generalizzato su tutta la fattura è necessario abilitare lo sconto sulla fattura da ARCHIVI > PARAMETRI E OPZIONI  > DOCUMENTI > FATTURA > (A) ABILITA SCONTO % FATTURA.

Questa opzione attiva la casella S% che viene distribuita su tutta la fattura.

Attivando questa impostazione vengono considerati anche gli eventuali sconti fissi applicati sui clienti (DA CLIENTI > DETTAGLIO CLIENTE > INFO > SCONTI AGGIUNTIVI). In tal caso lo sconto viene palesato in caso di STAMPA, REGISTRAZIONE o ESPORTAZIONE FATTURA ELETTRONICA

 

Contributo CONAI

E’ possibile impostare un campo <Causale> predefinito a livello di documento (Fattura). Ciò ne consente l’accodamento in modo automatico in ogni nuovo documento creato. Per inserirlo, è sufficiente impostare la struttura documento nel modo seguente, inserendo l’informazione nel campo NOTE DOCUMENTO, con la struttura <Causale> e a seguire il testo.

La lunghezza massima del campo è di 200 caratteri (spazi inclusi); NON utilizzare gli acapo, scrivere il testo di seguito eventualmente separando con un segno meno [  –  ].

Registrazione e Invio

Per le operazioni di “Generazione XML” e (eventuale) “Invio al Portale”, scegliete una postazione di lavoro (solitamente la postazione Ufficio / Server) e fate tutto da lì. Evitate per quanto possibile di gestire queste operazioni dai punti cassa.

Per eseguire l’invio è poi NECESSARIO REGISTRARE il documento (o i documenti se si tratta di invio multiplo), quindi dalla scheda della singola Fattura o dalla Tabella Fatture, entrare in ESPORTA > Generazione e invio fatture elettroniche

 

L’invio può andare a buon fine, e quindi si riceve un messaggio del tipo  ESITO POSITIVO (L’ID SDI sarà presente solo se con noi fate la trasmissione).

Se invece la fattura contiene dei campi erronei o mancanti, si può ricevere un messaggio come questo:

E cliccando su Funzioni si può ottenere l’elenco dei documenti erronei e il campo mancante:

Le finestre messaggio consentono di Deselezionare le fatture errate e procedere con l’invio delle altre, oppure di annullare l’operazione per intero.

Nella tabella fatture fare caso al pannello SUB1 in basso a sinistra, dal quale è possibile vedere informazioni aggiuntive sulle fatture: esito SDI, log errori, etc.

L’errore viene evidenziato anche all’interno della fattura “incriminata”, nel riquadro in basso a destra nella pagina DETTAGLI.

Inoltre, i file creati sono salvati in una specifica cartella nel server (p.e. C:\Vulcano\_FATTURAZIONE_ELETTRONICA\EMESSE\anno\mese\FILE_XML_EXPORT):

 

E’ in questa cartella che troverete i file da inviare al vostro commercialista.

Immaginando che il processo di caricamento sia stato concluso, le fatture sono state caricate nel portale 2C Solution, dove rimarranno conservate per 10 anni a termini di legge.

Tempi per l’emissione della Fattura elettronica

Una fattura sia cartacea che elettronica si considera emessa una volta consegnata, spedita, trasmessa o messa a disposizione del cessionario e committente (comma 1, art. 21, DPR n. 633/1972).

Per quanto riguarda la fattura elettronica i tempi entro quando bisogna procedere con l’emissione sono i seguenti:

  • dal 1° gennaio 2019 e fino al 30 giugno 2019, dal momento in cui è effettuata l’operazione fino a giorno precedente a quello di liquidazione d’imposta;
  • a partire dal 1° luglio 2019 entro il termine dei dieci giorni successivi (novità introdotta con il DL n. 119/2018).

Per emissione della fattura elettronica si intende il termine in cui avviene la trasmissione del documento al SdI. Emettere fattura diventa quindi trasmettere al Sistema di Interscambio.

In merito alle regole previste per l’emissione nel primo semestre del 2019, quindi, i titolari di partita IVA dovranno emettere ovvero trasmettere e mettere a disposizione della controparte delle operazione il documento entro il termine previsto per la liquidazione dell’imposta.

Soltanto a partire dal 1° luglio prossimo, invece, la fattura potrà essere emessa entro il termine di 10 giorni dalla data in cui è effettuata l’operazione.

Esiti Fatture e Reinvio (per chi ha portale Legalsolution)

La fattura elettronica viene ricevuta da SDI e può essere “esitata” con diverse opzioni; periodicamente  è necessario effettuare l’operazione di Recupero Esiti: dalla Tabella Fatture, Selezionate le fatture interessate e fate clic su Esporta > Recupero Esiti.

Fattura Ricevuta – La fattura è stata correttamente recapitata – Tutto OK!

Mancata Consegna – Non è stato possibile da SDI recapitare la fattura – Potrebbe trattarsi di un errore nella PEC o nel Codice Destinatario. Comunque la fattura è regolarmente emessa, ed è disponibile nell’area riservata ( cd. “cassetto fiscale”) dell’AdE, non è possibile da parte vostra fare un reinvio (ricevereste un errore di fattura duplicata).
Cosa fare? Avvisate il vostro cliente della mancata consegna, egli comunque potrà trovare la fattura nel suo Cassetto Fiscale.

Notifica di Scarto – Una fattura con errori (p.es. un codice SDI non valido) viene scartata.In questo caso (NS – Notifica di Scarto), il numero ID assegnato dallo SDI viene cancellato, e quindi diventa possibile effettuare le modifiche del caso, e quindi procedere alla nuova trasmissione del documento.

Cosa fare? Procedete con la modifica della fattura.

Modifica e reinvio manuale

Per chi con Area51 gestisce solo la creazione del file XML, attraverso le funzioni di Modifica del documento è possibile “dichiarare” una notifica di Scarto manualmente e quindi procedere alla modifica e reinvio del documento.

Seguite le istruzioni a video per scegliere l’opzione desiderata; la modifica può essere effettuata con o senza deregistrazione della fattura.

Per abilitare il reinvio della fattura o la nuova creazione del file, il campo ID SDI deve essere vuoto (cancellare quindi il numero SDI o il valore convenzionale 00000).

Errori più comuni

Attenzione alla formattazione dell’indirizzo del cliente: la frazione va indicata prima del numero civico, e non in fondo. Il primo esempio genererà un errore; modificare l’indirizzo e rifare l’estrazione o l’invio.

Tipologie anagrafiche

Questa scheda serve per indicare se un cliente è DITTA o ENTE PUBBLICO o PRIVATO.

Le voci standard sono già impostate, tuttavia aprite la scheda per controllare che ad ogni tipologia anagrafica sia associato il corretto ID Fatturazione Elettronica (FPR12 per le DITTE, FPA12 per ENTE PUBBLICO).

Nella fase di aggiornamento Area51 associa a tutti i clienti il default DITTA: se gestite fatture a ENTI PUBBLICI fate attenzione a modificare la tipologia. Se non emettere Fatture PA, potete ignorare questo passaggio.

Per attribuire la tipologia “massivamente”, selezionare le anagrafiche, inserire la tipologia nella prima e fare doppio clic all’interno del campo.

Notifica di scarto IdCodice (00305)

Capita spesso che una fattura venga scartata per IdCodice non valido. Solitamente succede quando si compila il CF e la P.IVA con gli stessi valori ma il cliente non ha Codice Fiscale e Partita IVA uguali.

Notifica di scarto 1.4.1.1 e 1.4.1.2 non coerenti (00324)

Da luglio 2019 l’Agenzia delle Entrate ha introdotto ulteriori controlli per quanto riguarda la validazione di partita iva e codice fiscale. L’errore più comune è il numero 00324 1.4.1.1 e 1.4.1.2 non coerenti. Tale errore, nella maggior parte dei casi, è derivato da un errore su partita iva o codice fiscale.

Il consiglio è quello di verificare la correttezza di codice fiscale e partita iva tramite i servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Servizi di verifica Agenzia delle Entrate

Per verificare la correttezza del codice fiscale e della partita iva si possono utilizzare i seguenti servizi dell’agenzia delle entrate

VERIFICA CF

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/VerificaCF/Scegli.do?parameter=verificaCf

VERIFICA P.IVA

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/VerificaPIVA/Scegli.do?parameter=verificaPiva

Scarico Fatture Passive

In Area51 la nuova scheda “fatture elettroniche passive” permette di recepire le fatture ricevute direttamente dal portale piuttosto che da un file o una cartella salvati sul PC. La funzione è disponibile SOLO per i clienti che hanno attivato Invio e Conservazione con Vulcano Team.

Entrate nella scheda.
SOLO la prima volta, impostate le colonne visibili facendo doppio clic sulla prima colonna e scegliendo l’opzione “Applica impostazioni predefinite” (una delle ultime della lista).

Andate su Importa  > Web Service, per avere la tabella riempita dei documenti ricevuti.

I documenti ricevuti potranno essere visualizzati, stampati in PDF per proseguire poi il loro utilizzo (registrazione in magazzino e/o contabilità).

Carico a magazzino

E’ disponibile inoltre la funzione che trasferisce in ricevimento merce il documento importato, riconoscendo il fornitore, gli sconti e le condizioni applicate. La funzione è in fase di ulteriore sviluppo.

Di seguito un video illustrativo delle metodologie di carico a magazzino

Esportazione dati – Invio al commercialista

Fatture Attive

Dalla TABELLA FATTURE (la tradizionale tabella da cui emettete i documenti), filtrate il periodo (p.es. Gennaio 2019), quindi selezionate i documenti con SELEZIONA, poi andate in Funzioni > Fatturazione Elettronica > Esporta XML su cartella. Scegliete la cartella desiderata del PC (o l’unità esterna, chiavetta o altro)  e confermate: vi sarà fornito anche un riepilogo dei documenti esportati, da stampare per un controllo.

Fatture Passive

Dalla Tabella Fatture Elettroniche Passive, filtrate le fatture per data, quindi selezionate i documenti con SELEZIONA, andate su Esporta > e confermate. Otterrete sempre un log delle operazioni e l’elenco dei documenti esportati.

In alternativa, potete fornire le credenziali di accesso al Portale ad una persona di vostra fiducia e leggere le istruzioni qui di seguito.

 

FILE EXTRA

Può capitare che vengano richiesti dei file aggiuntivi (file dei metadati e file delle ricevute).
La gestione di questi file avviene esclusivamente tramite il Portale 2CSolution.

FILE FATTURA FIRMATO

Per scaricare i file della fattura firmati (p7m) bisogna selezionare le fatture (o entrare singolarmente in ognuna) e utilizzare il pulsante NON FIRMATA (oppure il pulsante con il simbolo di divieto)

 

FILE RICEVUTA DI CONSEGNA

Se vi viene richiesto il file xml con la ricevuta di consegna potete scaricarlo dal dettaglio della fattura emessa > ESITI.

Non è prevista una procedura massiva.

FILE METADATI

Se vi viene richiesto il file xml con i metadati  potete scaricarlo dal dettaglio della fattura ricevuta > ESITI.

Non è prevista una procedura massiva.

Uso del portale LegalSolutionDoc

Accedendo al portale – l’indirizzo del sito è https://legal.solutiondocondemand.com – con le credenziali ricevute da Vulcano Team è possibile visualizzare e scaricare i documenti emessi e ricevuti, anche filtrando per il periodo desiderato (p.es. ultimo mese).

Selezionate il periodo, quindi usate il flag  di selezione a sinistra e infine il pulsante Verde “Scarica fatture non firmate”.

Consigliamo di accedere periodicamente per verificare la presenza delle vostre fatture emesse e delle fatture passive.

Per quanto riguarda le fatture passive, il portale gestisce degli stati Fattura molto utili per riconoscere le fatture scaricate da quella ancora da scaricare. Se lo scarico avviene da Area51, lo stato [Da scaricare / Scaricata ] viene cambiato automaticamente.

Se tra le fatture passive ve ne mancano alcune, che il vostro fornitore ha sicuramente emesso, i casi possibili sono:
1. il fornitore ha sbagliato codice destinatario;
2. le fatture vi sono state recapitate sulla PEC;
3. ci sono state delle perdite di dati lungo il percorso.

Potete utilizzare il portale anche per comprendere meglio lo stato delle fatture; per esempio, in caso di notifica di Scarto (icona ) cliccando sull’icona stessa troverete indicazioni precise della ragione.

Carico manuale fatture passive

Esiste la possibilità di portare MANUALMENTE in conservazione le fatture passive, utilizzando il pulsante +CONSERVAZIONE. Naturalmente dovete avere preventivamente scaricato dalla PEC il file Fattura e il file Metadati; seguite le indicazioni del portale.

Al termine dell’esportazione sul portale, sarà possibile importare la fattura in Area51 come per tutte le altre fatture passive.

Stampa delle Ricevute delle Fatture

Se vi fosse la necessità di stampare la ricevuta di invio della fattura elettronica è possibile farlo direttamente dal portale tramite il pulsante VISUALIZZAZIONE STANDARD

 

E di seguito vedrete la visualizzazione della ricevuta che potete stampare tramite il pulsante di STAMPA.

N.B. è possibile che il browser abbia attivo il blocco dei pop-up, impedendo quindi la creazione della fienstra di stampa del portale. In questo caso disabilitarlo per il sito https://legal.solutiondocondemand.com

Aspetti normativi (in progress, grazie a Sole24Ore)

Lo “scarto” della fattura. La fattura si considera regolarmente emessa se supera con successo i controlli dello Sdi, il quale la recapiterà all’indirizzo telematico del destinatario. Lo Sdi ha tempo 5 giorni per effettuare i controlli e comunicarne l’esito al soggetto emittente. In caso di scarto l’emittente ha 5 giorni di tempo effettivi (non lavorativi) per riemettere la stessa fattura corretta dell’errore. Pertanto, occorre monitorare attentamente l’esito del controllo e agire di conseguenza. Se si emette la prima fattura domani, 1 gennaio, per l’Epifania potrebbe arrivare la “calza con il carbone”: lo scarto della fattura elettronica.

Le sanzioni. Per porre rimedio alle difficoltà pratiche di rispettare tale obbligo, il decreto fiscale (Dl 119/2018) interviene con due mosse:

dal 1° gennaio al 30 giugno 2019, non si applicheranno sanzioni in caso di tardiva emissione effettuata entro il termine di liquidazione dell’Iva di periodo o comunque le sanzioni saranno ridotte del 20% se la fattura, emessa tardivamente, partecipa alla liquidazione periodica del mese o trimestre successivo. L’emissione tardiva della fattura allungherà anche i tempi della detrazione;

dal 1° luglio 2019, cambia la regola generale e la fattura potrà essere emessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Comunque, nel caso in cui la data di emissione sia diversa da quella di effettuazione, tale data andrà indicata in fattura.

Il decreto fiscale interviene anche sulle modalità di numerazione delle fatture, eliminando la numerazione progressiva delle fatture ricevute.

Specifiche per Ente Pubblico e split payment

La pagina di configurazione Parametri va compilata con le indicazioni obbligatorie Regime Fiscale, Numero Iscrizione REA, e – solo per le società di capitali – Capitale Sociale, Numero soci e Stato Liquidazione (normalmente vi abbiamo fatto già compilare questi campi in fase di prima installazione, ma … non si sa mai, controllate!).

Aliquote IVA

Occorre creare le aliquote IVA “Split Payment” per gestire correttamente la normativa sulla scissione dei pagamenti.

split-tabelleiva

Inoltre occorre (ma solo per chi gestisce la contabilità) creare un conto di Erario c/iva Split per girocontare l’importo.

Anagrafica dell’Ente pubblico (o cliente)

Qualora si tratti di Ente Pubblico, vige l’obbligo di indicare la tipologia e di inserire il Codice Destinatario che di norma è a 6 cifre. L’inserimento della PEC non è richiesto e non può essere alternativo al predetto Codice.
Ricordarsi la tipologia ENTE PUBBLICO e –  se è in regime di split payment  – impostare il relativo flag “Split Payment” in INFO.

split-anag-cliente

ATTENZIONE! Se un cliente è un ENTE PUBBLICO, è sicuramente in split payment, ma se un cliente chiede lo split payment, può anche essere un cliente PRIVATO (DITTA).

Dati opzionali relativi alla vendita

La scheda Fatture espone un campo di scelta, come evidenziato nella figura, grazie al quale si selezionano le informazioni aggiuntive da inserire nel documento.

Codice CIG / CUP

Queste informazioni si riferiscono alla singola vendita e possono essere inserite in fattura (Fattura differita o immediata, come detto sopra), in fase di compilazione. Nei dettagli del documento si provvede a denominare i campi indicati (doppio clic sull’etichetta per inserire la dicitura), quindi digitare il codice vero e proprio.

Nel caso dobbiate inserire il <Codice CIG>, inserire sempre anche il campo <IdDocumento>: qualora non abbiate un dato specifico da inserire, si suggerisce di inserire di nuovo il codice CIG (vedi esempio sotto).

Con le nuove versioni di Area51 per inserire i campi CODICE CIG/CUP/ID DOCUMENTO bisogna scegliere il blocco a cui fanno riferimento (all’interno della fattura elettronica sono presenti in più punti, solitamente si inseriscono in DatiOrdineAcquisto)

Comparirà cosi il blocco in fattura elettronica

Il campo in Arancione è l’unico campo obbligatorio per il blocco scelto, i valori da inserire vanno messi negli spazi bianchi presenti tra apertura e chiusura del campo scelto (vedi immagine allegata)

Ovviamente è possibile inserire più blocchi dello stesso tipo ripetendo la stessa procedura.

Per chi stia utilizzando una versione non aggiornata di Area51 (che sconsigliamo) i campi CIG, CUP, ID DOCUMENTO vanno selezionati uno ad uno dal blocco corretto.

 

Stampa del documento

Utilizzare il report A4 Split Payment (che gestisce correttamente il non addebito dell’IVA).

Approfondimento tecnico (per esperti)

E’ possibile definire il tipo di numerazione progressiva assegnata alle fatture. In una logica di catena con più punti di emissione di fatture, è necessario distinguere le numerazioni in due ambiti:

1. Tipologia di documento Fattura/Nota di credito, scegliendo un sezionale distinto in ogni punto vendita ed un prefisso o suffisso (p.es. Nr 1/A, 1/B, etc.):

2. Definire la nomenclatura del file XML per evitare duplicazioni nel NOME DEL FILE.

 

 

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