La Fattura PA è differente dalle normali Fatture Elettroniche perchè:
- È indirizzata ad un Ente Pubblico.
- Necessita del Codice Identificativo Univoco.
- Spesso richiede i campi aggiuntivi codici CIG / CUP.
- È in regime di Split Payment.
- La precisione dev'essere obbligatoriamente al centesimo.
- Può venir scartata direttamente dall'ente.
Vediamo quindi step by step come comportarci per ognuna di queste necessità.
Impostare il cliente come Ente Pubblico
La gestione della tipologia del cliente è spiegata qui
Assegnare il Codice Identificativo Univoco
È onere della suddetta PA comunicare ai propri fornitori il Codice Identificativo Univoco;
Nel caso in cui questo codice non sia stato fornito, è comunque consultabile a questo indirizzo.
Inserimento dati CIG / CUP
La Legge 136/2010 che regola i rapporti con la Pubblica Amministrazione ha definito nuove regole per la tracciabilità dei pagamenti verso l'Ente Pubblico.
Esso deve fornire alla controparte cui assegna un Bando, il Codice Identificativo di Gara (C.I.G.) e il Codice Unico di Progetto (C.U.P.); Questi codici sono obbligatori per pagamenti Bonifico o Ri.Ba, facoltativi per gli altri metodi. Nel caso in cui ci sia la necessità di inserirli seguire le spiegazioni riportate qui
Attivazione e assegnazione del regime di Split Payment
Spiegazioni qui
Disattivazione Arrotondamenti per precisione decimale
Spiegazioni qui
Cosa fare in caso di rifiuto della fattura
Qualora la PA respinga la fattura i casi sono due.
1) Si riceve la notifica di scarto. In questo caso è sufficiente de-registrare la fattura, correggerla e riemetterla.
2) Non si riceve la notifica di scarto. Occorrerà emettere una Nota di credito per poi riemettere la fattura correttamente.
Impostare un sezionale dedicato alle Fatture PA / Note di Credito PA
Anche se non è obbligatorio, può tornar comodo a chi si occupa della contabilità, avere la numerazione e il sezionale separato dalle classiche fatture.
Per fare ciò occorre entrare in struttura documento e creare un nuovo modello di fattura, con denominazione "Fattura PA" e con numerazione libera (p.es. PP). Si consiglia - come nell'esempio - di inserire un suffisso di numerazione per una migliore riconoscibilità del documento.
Il flag "F" indica la tipologia di documento FATTURAPA, e si consiglia di impostarlo onde poter attivare degli automatismi interni al programma. Il flag F inibisce l'utilizzo del campo Sconto Subtotale, incompatibile con le ergole di compilazione della fattura PA.
Andrà creato anche un modello "Nota di credito PA" per eventuali note di accredito.
Per chi gestisce la parte contabile con AREA51, è necessario anche impostare il Sezionale IVA corretto. Esso va per prima cosa creato da CONTABILITA' > Altro > Numeratori (si suggerisce di creare un sezionale identico al suffisso documenti), quindi di associarlo ai documenti PA, come indicato nella figura sottostante.
Per la fatturazione di merce, sarà opportuno gestire la consegna con DDT ed emettere fattura differita; quindi il modello FATTURA PA sarà con Causale "Fatturazione differita". Se dovete fatturare sia merce che servizi, sarà necessario creare due modelli, uno chiamato (p.es.) FATTURAPA DIFFERITA ed uno FATTURAPA IMMEDIATA.
Nel momento in cui inizierete la gestione, la numerazione sarà distinta e quindi partirà da 1.