Archiviazione
La archiviazione di un documento è una forma di eliminazione prettamente visiva: un documento archiviato non viene visualizzato nell'elenco documenti in quanto (di norma) il filtro base è impostato con l'esclusione dei documenti archiviati.
Per effettuare l'archiviazione di un documento è necessario fleggare la relativa voce da elenco documenti.
Eliminazione
La eliminazione di un documento (di acquisto o di vendita) è a due livelli i quali sono:
1) Eliminazione del documento a livello gestionale: clic su ELIMINA dalla scheda del documento o tramite le funzioni di eliminazione dall'elenco documenti. Esso non viene eliminato fisicamente ma gli viene assegnato lo stato di kill_rec (rimane memorizzato nella tabella di origine ma con un flag che ne impedisce la visualizzazione).
2) Eliminazione del documento a livello fisico: l'eliminazione distrugge il record e rende impossibile il recupero dei dati se non tramite backup. Lo si può fare accedendo alla lista dei documenti in stato Kill_rec.
Vediamo un esempio (la procedura è identica per tutte le schede documenti):
Eliminazione di una o più fatture da tabella
- Selezionare il documento o i documenti da eliminare
- Aprire Funzioni > Gestione eliminazioni e archiviazioni
Fare clic su Eliminazione fatture selezionate; ciò elimina le fatture selezionate e le pone in status kill_rec.
Eliminazione di un documento dalla scheda
L'eliminazione di un singolo documento dalla scheda é molto semplice, sará sufficiente cliccare il tasto elimina.
Visualizzazione e ripristino documenti eliminati
A questo punto, le fatture eliminate possono essere visualizzate da Tabella Fatture, tasto Funzioni > Numerazioni / gestione record > Visualizza documenti eliminati, la schermata diventerà grigia.
Ora, con la stessa metodologia precedentemente illustrata per l'eliminazione, è possibile selezionare e cancellare definitivamente i documenti desiderati o - viceversa - ripristinarli.
(Attenzione!!! il ripristino porta in essere anche le righe che eventualmente precedentemente erano state eliminate dal documento).