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Personalizzare report ed etichette

Area51 viene installato con una libreria di report già molto completa per le esigenze standard di un utilizzatore. La scheda dati utente consente di impostare l’intestazione azienda ed il logo; in fase di stampa si può definire se stampare o no l’intestazione, l’altezza della stessa in mm e l’altezza del pié di pagina; nella struttura dei documenti esistono appositi flag per indicare la stampa o meno di alcune informazioni (p.es. telefono cliente). Tutto ciò quindi NON è una personalizzazione e non abbisogna di un report ad hoc.

Per dire il vero, noi crediamo che raramente sia necessario un report personalizzato e vi consigliamo di utilizzare i report standard quanto più è possibile, perchè questi sono controllati dalla nostra assistenza tecnica e aggiornati con ogni aggiornamento di versione; un report personalizzato potrebbe avere bisogno di manutenzione in conseguenza del cambiamento di Area51. Comunque, esistono casi in cui non se ne può fare a meno, quindi passiamo alle istruzioni, che non sono molto complesse.

Il punto di partenza è il file AREA_REPORT.mdb che trovate nella cartella C:\VULCANO (viene aggiornato con l’aggiornamento versione di Area51) e che è di fatto il contenitore dei report di base di Area51, che potranno poi essere personalizzati in base alle esigenze di ogni cliente. Attenzione a quali report andate a modificare: ogni report “base” è dedicato ad uno specifico ambito (etichette, ddt, fatture, cards, etc: assicuratevi di selezionare il corretto report base prima di iniziare le modifiche!) e contiene non solo la parte grafica che viene poi visualizzata, ma anche le query che permettono di popolare il report stesso con le informazioni richieste. Può essere necessario modificare queste query per ottenere i risultati voluti, quindi tenete conto che è necessaria una certa conoscenza dei meccanismi di funzionamento dei database di Access.

A tal proposito, per poter personalizzare un report è necessario avere Access 97 installato sul PC: la modifica è possibile utilizzando infatti l’ambiente di creazione report tipico di Access.

NB: nel caso in cui desideri migrare un vecchio Area_RP.mdb nel nuovo formato, in modo da semplificare la manutenzione nel tempo (operazione che suggeriamo di effettuare non appena possibile) è sufficiente copiare i report (completi di tabelle e query eventualmente non presenti in AREA_REPORT.mdb) nel nuovo database, e seguire le istruzioni di denominazione dei report riportate più sotto.

Come specificato sopra, il file AREA_REPORT.mdb viene veicolato con l’aggiornamento e quindi sovrascritto ogni volta; fate un copia e incolla di questo file, quindi rinominatelo come AREA_REPORT_MOD.mdb, per poter modificare i report presenti al suo interno per la personalizzazione desiderata.

Il suffisso _MOD non è obbligatorio, anzi è consigliato utilizzare il nome breve del cliente, o altro che vi aiuti a riconoscerlo (p.es. AREA_REPORT_TIZIO.mdb).

Sia il file AREA_REPORT che AREA_REPORT_MOD vengono rilevati in automatico dal gestionale ed i report vengono visualizzati nelle rispettive sezioni. Laddove coesistano più report con lo stesso nome all’interno di file AREA_REPORT diversi, vince il _MOD (o altro suffisso); tra più _MOD vince quello più recente.

La colonna TP indica il tipo di report:

A > report interno ad area51
AR > report di AREA_REPORT
MOD > report di AREA_REPORT_MOD

La denominazione indica il suffisso dell’Area_Report_xxx presente nella postazione.

I nomi dei report devono poi rispettare una sintassi precisa per essere visualizzati nella sezione desiderata e con l’ordinamento voluto:

NOME DEL REPORT @ AMBITO @ ORDINAMENTO NELL’ELENCO DEI REPORT DI STAMPA

L’ambito può essere rilevato in alto nella finestra dell’elenco dei report, ad esempio per le etichette prodotto è ETICHETTE_N, per le fatture è FATTURE, per i DDT è DDT,  e cosi via.

Se imposto 0 come ordinamento di stampa, il report comparirà nella prima posizione libera.

Al termine della personalizzazione, CANCELLATE tutti i restanti report di AREA_REPORT_MOD (che non avete modificato). Per cancellarli, esiste un comando rapido da interfaccia di Access:

Digitate  CTRL G, quindi digitate l’istruzione

killer “nomereportdasalvare”

Particolarità

Per la personalizzazione di un’etichetta su rotolo oltre alla corretta creazione dell’AREA_REPORT_XXX.mdb è necessario impostare la stampante in modo che sia compatibile con il formato dell’etichetta. Per farlo è necessario impostare il formato corretto dalle preferenze della stampante all’interno del pannello di controllo di Windows e, inoltre, sul report personalizzato è necessario impostare la stampante specifica con il relativo formato tramite FILE > IMPOSTA PAGINA dalla struttura del report stesso.