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Multidatabase e split archivi

Gestione MultiDatabase

Il database standard di Area51 è Base51.mdb, un database di Access97 (o versione superiore, 2003 o 2010), che contiene integralmente le tabelle di archivio di Area51.

Come tutti i DB di Access, Base51.mdb è soggetto ad un limite fisico di dimensioni, pari a 1GB (4 GB per DB Access2003 o superiori). Per ovviare a questo limite, che potrebbe risultare penalizzante per aziende o archivi di grandi dimensioni, abbiamo predisposto una struttura di archivi che splitta gli stessi in molteplici database e quindi consente di gestire dimensioni totali fino a 10/20 volte superiori a quelle del singolo archivio.

Se non avete mai eseguito una migrazione a multidatabase, vi consigliamo di contattare l’assistenza tecnica; le istruzioni qui riportate sono comunque esaustive in condizioni di normale operatività.
Programmate l’intervento in momento di fermo macchina, poichè i database non saranno accessibili fino ad operazione terminata (ricordiamo che la gestione banco di Area51 può lavorare temporaneamente anche in assenza di connessione database, quindi il reparto cassa può lavorare anche durante tale procedura).

i passaggi da eseguire sono i seguenti

  1. Creare una cartella chiamata “_SERVER_AREA” (Vulcano team consiglia di usare la root di C, ma eventualmente una partizione secondaria o un NAS di ultima generazione vanno bene)
  2. Da Gestione Rete andare su Funzioni > CREA AMBIENTE MULTIDATABASE
  3. selezionare la cartella precedentemente  creata
  4. dare conferma e premere un tasto non appena lo script termina di copiare i file
  5. Dopo che Area ha ricollegato i database procedere all’aggiornamento di versione. IN ASSENZA DI AGGIORNAMENTO DI VERSIONE AREA NON SARA’ IN GRADO DI GENERARE NUOVI RECORD.

Split Archivi [opzionale]

La procedura di split effettua un’ulteriore manutenzione su archivi multidatabase di grandi dimensioni, per distribuire il contenuto delle tabelle in molteplici DB distribuiti per anno.

La procedura:

  • Agisce sui depositi indicati in fase di split;
  • Agisce sui soli movimenti archiviati;
  • NON splitta i movimenti relativi ad articoli che non possiedano un movimento di giacenza iniziale in data posteriore alla data di split (questa è l’impostazione di default, attivando il flag Tutti i movimenti si può bypassare questo controllo).

Per eseguire lo split Movimenti:

  1. Apporre la spunta SPLIT ANNUALE
  2. Indicare la data di fine split nel campo DATA di Split Movimenti;
  3. Andare in Funzioni e lanciare la procedura (che può richiedere fino ad 1 ora di elaborazione).

Split Documenti

Qui di seguito descriviamo come ottenere lo split complessivo delle sezioni dei database dei documenti
I punti da seguire sono semplici e possono essere applicati sia alla versione multidatabase sia alla versione monodatabase.

  1. Accedere alla tabella documenti di cui si desidera fare lo split (es. FATTURE, ricordarsi di selezionare anche documenti ARCHIVIATI)
  2. Selezionare i documenti su cui fare lo split
  3. FUNZIONI >  SPLIT DOCUMENTI
  4. L’opzione da scegliere è SPLIT-DATABASE dei documenti selezionati che va a splittare testate e righe dei documenti.
  5. Chiudere Area51 e aprire Restore_51 (ricordarsi di aggiornarlo all’ultima versione dalla pagina download); quindi eseguire una compattazione degli archivi.

ATTENZIONE : Questo split archivia i documenti selezionati ma ne permette comunque la consultazione selezionando un periodo direttamente dall’elenco, senza ulteriori operazioni.

 

Reverse Split

Viene resa disponibile anche una funzione di reverse split, per riportare all’interno del db i documenti su cui è stato fatto lo split.

FUNZIONI > NUMERAZIONI – MODELLI – DATE – SPLIT DOCUMENTI > REVERSE SPLIT DOCUMENTI DATABASE documenti

Gestione Database Statistico

L’esecuzione dello split movimenti produce anche un database DB_Stat.mdb utilizzato per popolare velocemente le stampe dei report statistici, senza dover richiamare obbligatoriamente i dati dai database statistici DB_Mxxv.mdb che porterebbe a rallentamenti significativi. In particolare, il DB_Stat conterrà di default i dati relativi al periodo appena splittato. Nel momento in cui si va a richiedere una stampa di report per un periodo comprendete almeno parte del periodo splittato, il programma avverte l’operatore con la seguente schermata:

Nella maggioranza dei casi va selezionata la prima voce, mentre le altre due sono dedicate a casi particolari (rivolgersi all’assistenza tecnica per maggiori dettagli).

E’ anche possibile consultare i movimenti di un articolo interrogando il database statistico:

Da Anagrafica articoli (ma vale anche da ogni scheda ove vi sia la possibilità di consultare i movimenti), selezionare un articolo poi Movimenti  > Funzioni >Visualizza > Database Statistico. Ora vi compariranno a video i movimenti dell’articoli splittati.

Note

Il database statistico può essere rigenerato anche da Anagrafica articoli Aggiorna > Saldi statistici.

L’esecuzione dei saldi magazzino accoda – in modalità raggruppata – i movimenti recenti nel database statistico, per una più rapida consultazione.