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Fatturapa – Fatturazione elettronica PA

Il 31 marzo 2015 è scattato l’obbligo per i fornitori della Pubblica Amministrazione di fatturare cessioni di beni e prestazioni di servizi SOLO con modalità elettroniche. L’obbligo riguarda la fatturazione nei confronti di tutta la P.A., oltre 22.000 Enti e Uffici in tutta Italia.

L’obbligo impone che l’emissione, la trasmissione e la conservazione dei documenti fiscali avvengano con modalità elettroniche, secondo regole definite dall’Agenzia delle Entrate.

La FatturaPA è un documento informatico in formato strutturato XML (eXtensible Markup Language), trasmesso attraverso il SDI (sistema di Interscambio) e sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale.
Nel file creato dovranno essere inserite le informazioni fiscali e le indicazioni:
a) sul soggetto trasmittente: con identificativo fiscale, progressivo di invio e numero di trasmissione;
b) sull’amministrazione destinataria: con Codice Identificativo Univoco, oltre a CIG e CUP (dove necessari).

SDI

Identificazione della PA destinataria

Ogni Pubblica Amministrazione ha l’obbligo di “censirsi” nel sistema di Interscambio, al fine di ricevere un codice identificativo Univoco che ne permette il riconoscimento e quindi la possibilità di indirizzare e recapitare correttamente la FatturaPA.
E’ onere della suddetta PA comunicare ai propri fornitori il Codice Identificativo Univoco; i fornitori possono effettuare una ricerca all’interno dell’IPA, l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, consultabile a questo indirizzo.

Il sito consente ricerche multiple e avanzate, anche per zona geografica. Le amministrazioni presenti compaiono come nell’esempio, con il simbolo € se sono censite per la Fatturazione Elettronica e dispongono del Codice UnivocFattura PA sito

Trasmissione

La trasmissione della FatturaPA alla Pubblica Amministrazione destinataria non può essere fatta direttamente, ma dovrà necessariamente transitare attraverso il sistema di Interscambio. Deve quindi a tal fine essere scelto uno dei canali di invio a disposizione, ovvero:
a) PEC (posta elettronica certificata);
b) Invio via WEB;
c) Protocollo FTP;
d) Porta di dominio (solo per i soggetti attestati);
Il sistema di Interscambio, ricevuta la FatturaPA, la controlla, ricava il Codice Ufficio Destinatario e la inoltra, in base al canale di ricezione da esso scelto.

Conservazione

Sia il soggetto emittente che la Publica Amministrazione destinataria sono obbligati alla conservazione elettronica delle fatture trasmesse e ricevute.

Istruzioni tecniche

NB: prima di avviare l’utilizzo del servizio Fattura PA è necessario recuperare le seguenti informazioni:
Propri dati anagrafici completi e Numero iscrizione REA
Banca della ditta, compreso IBAN completo, ABI e CAB
Codice Univoco di Fatturazione PA dell’Ente pubblico destinatario della fattura
Codice CIG (ove richiesto)

Per l’emissione della Fattura PA è necessario creare un sezionale separato dalle altre fatture, in quanto le prime andranno in archiviazione sostitutiva legale.

Quindi entrare in STRUTTURA DOCUMENTO e creare un nuovo modello di fattura, con denominazione “FatturaPA” e con numerazione libera (p.es. PP). Si consiglia – come nell’esempio – di inserire un suffisso di numerazione per una migliore riconoscibilità del documento.

Il flag “F” indica la tipologia di documento FATTURAPA, e si consiglia di impostarlo onde poter attivare degli automatismi interni al programma. Il flag F inibisce l’utilizzo del campo Sconto Subtotale, incompatibile con le ergole di compilazione della fattura PA.

Andrà creato anche un modello “Nota di credito PA” per eventuali note di accredito.

fattura pa struttura

Per chi gestisce la parte contabile con AREA51, è necessario anche impostare il Sezionale IVA corretto. Esso va per prima cosa creato da CONTABILITA’ > Altro > Numeratori (si suggerisce di creare un sezionale identico al suffisso documenti), quindi di associarlo ai documenti PA, come indicato nella figura sottostante.

fatturaPA-numeratoreIVA

Per la fatturazione di merce, sarà opportuno gestire la consegna con DDT ed emettere fattura differita; quindi il modello FATTURA PA sarà con Causale “Fatturazione differita”. Se dovete fatturare sia merce che servizi, sarà necessario creare due modelli, uno chiamato (p.es.) FATTURAPA DIFFERITA ed uno FATTURAPA IMMEDIATA.
Infine, create un documento Nota di Credito PA con le stesse caratteristiche della nota di credito Standard.

Nel momento in cui inizierete la gestione, la numerazione sarà distinta e quindi partirà da 1.

Aliquote IVA

Occorre creare le aliquote IVA “Split Payment” per gestire correttamente la normativa sulla scissione dei pagamenti.split-tabelleiva

Per chi gestisce la contabilità, occorre creare un conto di Erario c/iva Split per girocontare l’importo.

Inoltre, SOLO per le aliquote diverse dalle tradizionali 4, 10 e 22% occorre anche impostare la voce  “NATURA FE“, onde poter far riconoscere al sistema la tipologia di iva utilizzata nei documenti: si definiscono 6 tipologie che sono identificate da questa tabella, a cui dovete fare riferimento per la compilazione, nel campo TAG.

N1 – Escluse ex art.15
N2 – Non soggette
N3 – Non imponibili
N4 – Esenti
N5 – Regime del margine
N6 – Inversione contabile

Completamento anagrafica cliente

Per ogni cliente è necessario inserire il CODICE UNIVOCO DESTINATARIO che ogni amministrazione (Scuola,  Caserma, Ministero, etc.) vi avrà fornito.

Per convenzione, nella compilazione dell’anagrafica del vostro cliente controllate l’indicazione del numero civico, che deve essere separato da virgola per essere riconosciuto dal sistema: p.es.  ” Via Flavio Ostilio, 8  “. (la mancanza della virgola non genera un errore, ma è consigliabile correggere le anagrafiche dei clienti PA).

FatturaPA-codiceunivoco

Al cliente va attribuito inoltre il flag “Split” affinché sia correttamente attribuita l’aliquota IVA split payment.

split-anag-cliente

Compilazione informazioni tecniche

Il programma AREA_EXTENDED che vi è fornito in fase di installazione e che si trova nella cartella di lavoro del programma (di norma C:\VULCANO)  contiene i campi necessari per la creazione della fattura in formato XML. Aprite il programma, cliccate su CONFIGURAZIONE PROTOCOLLI FISCALI e avviate la pagina “FATTURAZIONE ELETTRONICA”.

fatturaPA-extended

Campi di archivio obbligatori

La struttura dei campi da compilare è piuttosto complessa, ma non tutti sono richiesti per convalidare la FatturaPA.
Seguite la legenda presente a video: ogni campo obbligatorio è indicato da una spunta al centro della scheda, inoltre è presente un testo descrittivo del contenuto ed i valori ammessi.

fatturaPA-campiareaext

Per scegliere dall’elenco di valori possibili, fare clic sul pulsante e selezionare una delle scelte presenti.

FatturaPA-sceltamultipla

Dati opzionali relativi alla vendita

La scheda Fatture espone un campo di scelta,  come evidenziato nella figura, grazie al quale si selezionano le informazioni aggiuntive da inserire nel documento.

fatturaPA-CodiceCIG

Codice CIG / CUP

Queste informazioni si riferiscono alla singola vendita e possono essere inserite in fattura (Fattura differita o immediata, come detto sopra), in fase di compilazione. Nei dettagli del documento si provvede a denominare i campi indicati (doppio clic sull’etichetta per inserire la dicitura), quindi digitare il codice vero e proprio.

Nel caso dobbiate inserire il <Codice CIG>, inserire sempre anche il campo <IdDocumento>: qualora non abbiate un dato specifico da inserire, si suggerisce di inserire di nuovo il codice CIG (vedi esempio sotto).
Le voci continuative (p.es. i codici CIG e/o CUP) che devono essere inserite in ogni documento, possono essere memorizzate con la funzione Funzioni > Fatturazione PA > Imposta voci fisse sul cliente; esse saranno proposte ad ogni nuova fattura.
fatturaPA vocifisse

Campo Codice Tipo / Codice Valore

Sconto commerciale

Nel caso si debba inserire una riga generica a detrazione dell’importo totale fattura, si ricorda di inserire la riga con quantità positiva e con importo negativo.

Campi Aggiuntivi

Fattura con apposizione di marca da bollo.

Come per altre informazioni, il corpo del documento permette di inserire dati richiesti dalla trasmissione telematica; il campo ImportoBollo va inserito e valorizzato nel caso la fattura esente riporti la marca da bollo.

E’ gestito il campo 1.2.6 <RiferimentoAmministrazione>. Altri campi opzionali e riferiti al singolo invio potranno essere raggiunti dal documento di vendita. entrando in configurazione come indicato in figura.fatturaPA-rif-amministrazione

Gestione campi Pagamento

Il tipo di pagamento concordato con l’Amministrazione pubblica deve riportare la classificazione utile ai fini dell’accettazione della fattura. A tale fine sono stati aggiunti due campi nella struttura dei pagamenti: PA1 e PA2, che trovate sotto raffigurati.
La casella indica anche il significato dei campi, che comunque ricordiamo:

F.PA1 indica le condizioni di Pagamento: può assumere i valori TP01 – Rateale, TP02 – Completo, TP03 – Anticipo.
F.PA2 indica invece le Modalità di Pagamento: Contanti, Assegno, Bonifico, etc.

Compilate secondo le vostre necessità.
fatturaPA-pagamenti

Banca della ditta

Da ARCHIVI > Contabilità > Banche della ditta, provvedete ad inserire le vostre banche di appoggio, e compilare i campi necessari per la determinazione del codice IBAN.

fatturaPA-bancaditta
Nel documento Fattura, in DETTAGLI, il campo NS BANCA permette di indicare la banca di appoggio, e quindi di riportare anche il codice IBAN nella fattura XML.

Si ricorda che la banca di appoggio per Bonifici  – da indicare al cliente fattura – può essere associata automaticamente ai tipi di pagamento desiderati, utilizzando il campo BANCA PER INCASSO, presente nella tabella Pagamenti. Qui di seguito una configurazione corretta per un pagamento PA.

fatturaPA bancaincasso

Esportazione documento (modalità manuale)

Dalla scheda della singola fattura, dopo avere registrato il documento, andare in FUNZIONI > Fatturazione Elettronica PA.

FatturaPA-exportfattura

Il file definitivo può essere prodotto solo con l’avvenuta registrazione del documento. Tuttavia, in modalità ANTEPRIMA è realizzato un file con numerazione 99999, a solo scopo di lettura a video (il test dell’Agenzia delle Entrate va effettuato con il file definitivo).

FatturaPA-registrazione

Il file è creato nella cartella _FATTURAZIONE_PA , all’interno della cartella dei dati del progarmma (C:\Vulcano, o c:\_Server_area di norma).

FatturaPA percorso

Test di correttezza del file

Sul portale dell’Agenzia delle entrate, all’indirizzo http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/strumenti.htm è disponibile uno strumento gratuito per controllare la correttezza del file. Vi suggeriamo di utilizzarlo per testare i primi file creati, onde intercettare eventuali errori di compilazione dovuti all’inesperienza.

Caricamento file sul portale

Accedete al portalehttps://legal.solutiondocondemand.com/ con le vostre credenziali, quindi procedete con il caricamento e l’invio della fattura:

FatturaPA-portale1

Sul portale potrete seguire l’iter di acquisizione del documento da parte della P.A.

Casi di errore

Qualora la PA respinga la fattura (le ragioni possono essere le più diverse), l’emittente ha due scelte: emettere una Nota di credito per stornare la fattura respinta e quindi emettera una nuova fattura, oppure procedere alla correzione della fattura originaria e inviarla, anche con lo stesso numero.

RISPOSTA SOGEI:
Premesso che la prassi amministrativo/contabile non dovrebbe subire particolari variazioni nel passaggio da una fatturazione ‘cartacea’ ad una elettronica, nel caso descritto il cedente/prestatore può seguire una delle due strade sotto descritte:

Emettere nota di credito e trasmetterla via SdI alla PA solo se, da parte di quest’ultima, non sia pervenuta una notifica di esito con rifiuto della fattura; emettere successivamente una nuova fattura con destinatario corretto;
Gestire contabilmente al proprio interno lo storno della fattura e riemetterla con destinatario corretto, anche con stessa numerazione, se da parte della PA sia pervenuta una notifica di esito con rifiuto.

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